F.A.Q
CZYM JEST GOVTECH INNO_LAB?
GovTech Inno_Lab by Unicorn Hub to program, którego głównym celem jest wprowadzanie innowacji do polskiej administracji i wspieranie jednostek samorządu terytorialnego (JST) w zamawianiu dostaw i usług opartych o nowe technologie. W efekcie program ma pomóc trwale podnieść kompetencje administracji samorządowej w tym zakresie, usprawnić dialog między JST, a innowatorami oraz wdrożyć przełomowe rozwiązania poprawiające warunki życia obywateli lub efektywność działania samorządów.
DLA KOGO JEST PROGRAM GOVTECH INNO_LAB?
W projekcie może wziąć udział jednostka JST tj.: gmina, powiat lub województwo, w tym ich wyodrębnione jednostki organizacyjne: jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe. Odbiorcami wsparcia w ramach projektów pilotażu mogą więc być co do zasady: gmina, powiat, województwo wykonujące swoje zadania w ramach grantu za pośrednictwem jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych. Wraz z odpowiednią jednostką w projekcie udział biorą pracownicy w/w osób tj. zespół JST składający się z 3 – 5 osób.
Spółki tworzone przez JST (w tym spółki, których jedynym udziałowcem jest JST) nie mogą stanowić beneficjentów końcowych.
CO TO JEST WYZWANIE?
Wyzwanie oznacza potrzebę technologiczną w zakresie cyfryzacji, zidentyfikowaną przez JST, którą można rozwiązać poprzez wykorzystanie nowych technologii, dotyczącą działalności niebędącej działalnością gospodarczą JST. W prosty sposób – wyzwanie może dotyczyć różnych stref życia, pracy i funkcjonowania na terenie danej Jednostki Samorządowej. Wyzwanie to inaczej podjęcie innowacyjnych działań na rzecz rozwiązania zidentyfikowanego problemu w JST, które doprowadzą do zwiększenia atrakcyjności danego obszaru
DLACZEGO WARTO PODJĄĆ WYZWANIE?
Zgłaszając się do nas masz szansę wprowadzić nowe lub usprawnić niedostosowane do potrzeb usługi, wdrożyć innowacyjne rozwiązania, poprawić jakość funkcjonowania administracji lokalnej. Program zapewnia JST realizacje wielu działań rozwojowych i innowacyjnych. Potrzeba technologiczna JST musi zostać zaspokojona poprzez wdrożenie rozwiązania IT/ICT. Wyzwanie nie może mieć charakteru komercyjnego związanego z działalnością gospodarczą prowadzoną przez JST oraz powinno być zindywidualizowane. JST powinna mieć przewidziany budżet na zakup potencjalnej technologii. Wyzwanie powinno zostać rozwiązane poprzez nowoczesne technologie, przykładowo: bazy danych, sztuczną inteligencję, rozwiązania wykorzystujące VR, AR, IOT i inne podobne. Ponadto, wyzwanie powinno mieć charakter zindywidualizowany, co oznacza, że nie można zakupić rozwiązania „pudełkowego” (gotowego do wykorzystania dla każdego nabywającego go klienta) lub wymagającego jedynie niewielkiej modyfikacji, która jest normalnym elementem sprzedaży rozwiązania. Poszukiwane w ramach wyzwań rozwiązania powinny zawierać indywidualne elementy odpowiadające na potrzeby danej JST.
JAK OTRZYMAĆ WSPARCIE?
Aby wejść do programu należy zgłosić Wyzwanie – wypełniając wniosek aplikacyjny dostępny na głównej stronie – należy kliknąć ZGŁOŚ WYZWANIE. Następnym krokiem jest przystąpienie do 3-etapowego procesu selekcji: 1 – ocena formalna, 2 – wstępna weryfikacja merytoryczna, 3 – pogłębiona weryfikacja merytoryczna w trybie videokonferencji. Po ocenie, opublikowana zostanie lista rankingowa i 12 JST w danej rundzie zostanie zaproszonych do udziału w programie. Pierwszym krokiem, a zarazem wymogiem formalnym będzie zawarcie umowy pomiędzy JST a Operatorem – Fundacja OIC Poland. Po zawarciu umowy rozpoczyna się program Inno_Lab by Unicorn Hub.
Program kładzie nacisk na rozwój kompetencji pracowników samorządów w obszarze zwinnego projektowania innowacyjnych rozwiązań oraz zakup i wdrażanie cyfrowych technologii za pomocą procedury dialogu technicznego. Wraz z zakończonym programem JST będzie posiadać przygotowanyzespół do zarządzania projektami zwinnymi w oparciu o metodyki Agile, SCRUM, Lean Management, Kanban. Członkowie zespołu nabędą umiejętności posługiwania się nowym narzędziami pracy również w zespołach rozproszonych tj. slack, miro, webex, rozwiązania chmurowe itp.
JST uzyska wsparcie :
– w organizacji dialogu technicznego (wstępnych konsultacji rynkowych) oraz dwuetapowego konkursu w trybie PZP
– w negocjacjach umowy z Wykonawcą i w obszarze zabezpieczenia praw własności intelektualnej
– w tworzeniu pełnej dokumentacji niezbędnej do ogłoszenia konkursu, w tym regulamin konkursu dwuetapowego,
szczegółowe warunki zamówienia, etc.
– w obszarze budowania relacji z rynkiem, biznesem, firmami technologicznymi i startupami
– mentorskie oraz eksperckie z obszaru wdrażania rozwiązań IT oraz stosowania UZP.
KTO MOŻE ZŁOŻYĆ WNIOSEK? (OSOBA NA JAKIM STANOWISKU)?
Zgłosić projekt może złożyć pracownik zatrudniony bezpośrednio w JST lub jednostce organizacyjnej i jest osobą na stanowisku kierowniczym lub jest osobą upoważnioną do działania w imieniu JST lub zakładu organizacyjnego. Osoba zgłaszająca nie musi być członkiem zespołu.
CZY DOSTANIEMY OD WAS PIENIĄDZE NA PROJEKT?
Udział w programie jest bezpłatny. JST może uzyskać pomoc w formie wsparcia szkoleniowo –doradczego, w maksymalnej wysokości równowartości 50 000 zł. Uzyskana pomoc nie ma charakteru pomocy publicznej, o której mowa w art. 107 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej
SKĄD WZIĄĆ PIENIĄDZE NA ZAKUP DEDYKOWANEGO ROZWIĄZANIA?
Pieniądze na wdrożenie rozwiązania technologicznego powinny zostać zabezpieczone z budżetu JST.
CZY NA ETAPIE ZGŁOSZENIA MUSIMY MIEĆ GOTOWY POMYSŁ NA PROJEKT?
JST musi posiadać wstępnie określone wyzwanie czyli potrzebę technologiczną z zakresu cyfryzacji zidentyfikowaną przez JST, którą można rozwiązać poprzez wykorzystanie nowych technologii, dotyczącą działalności niebędącej działalnością gospodarczą JST.
CO TO JEST INNOWACYJNY POMYSŁ?
Innowacyjny pomysł to sposób rozwiązania wyzwania (problemu JST) przy użyciu nowych technologii np. aplikacji lub systemu. Nie musi to być sposób zupełnie nowatorski ale niedostępny na rynku. Potrzeby, które można rozwiązać przy ogólnodostępnych rozwiązań, nie kwalifikują się do rozwiania w ramach projektu.
JAK POWINIEN WYGLĄDAĆ ZESPÓŁ ZGŁASZANY DO PROJEKTU?
Zespół może liczyć minimum 3, a maksymalnie 5 osób. Osoba, która zgłasza projekt do programu, nie musi być jego członkiem. Warto, żeby zespół był interdyscyplinarny, a jeden z uczestników był ściśle związany z tematem wyzwania, ale nie stanowi to kryterium rekrutacji. Zespół powinien się składać z osób zapewniających kompetencje i odpowiednie role w zespole, tj.:
1. Product Owner – właściciel biznesowy finalnego rozwiązania – to osoba, która wie wszystko nie tylko o tym, jak ostateczny produkt będzie używany, ale i o ograniczeniach merytorycznych, przestrzennych, etc
2. Informatyk – jego zadaniem jest weryfikacja pomysłów pozostałych członków zespołu pod kątem wykonalności technicznej i adekwatności kwoty oraz czasu do możliwości finansowych Zamawiającego.
3. Prawnik/specjalista od zamówień publicznych – zapewnienie bieżącej wiedzy prawnej dla zespołu
4. Osoba odpowiedzialna za budżet
5. Osoba decyzyjna
CZY ZGŁASZANY ZESPÓŁ MUSI MIEĆ DOŚWIADCZENIE W TEGO TYPU PROJEKTACH?
Nie, nie ma takiego wymogu. Wszystkiego nauczycie się w trakcie programu. Głównymi celami Programu jest edukacja pracowników jednostek samorządów terytorialnych w obszarze definiowania zapotrzebowania na innowacje w JST, zamawiania nowych technologii, przygotowywania kryteriów oceny potencjalnych wykonawców i oferowanych rozwiązań a także wdrażania projektów innowacyjnych i przygotowywania ich zgodnie z procedurą konkursową opisaną w PZP.
CZY PROJEKT BĘDZIE WYMAGAŁ ODE MNIE PRZYJAZDÓW DO LUBLINA?
Wsparcie realizowane będzie głównie w trybie on-line, zarówno warsztaty, usługi doradcze, szkoleniowe, jak i eksperckie. Niemniej jednak, przewiduje się również w miarę możliwości realizację spotkań w trybie stacjonarnym. Jest to uzależnione od możliwości JST oraz sytuacji pandemicznej w kraju.
JAK DOKŁADNIE WYGLĄDA PROGRAM PROJEKTU?
Etap I – Diagnoza potrzeb technologicznych i redefinicja wyzwania (w tym Współpraca z JST) – 4 MIESIĄCE
a) 1 tydzień KICK – OFF
interaktywny warsztat w formule webinaru z zakresu team buildingu oraz metodyk zwinnychAgile, Scrum, Lean Managment
b) 2/3 tydzień – DESIGN SPRINT
2-dniowy warsztatu typu “Design Sprint” mający na celu opracowanie indywidualnej ścieżki rozwojowej wyzwania, z wykorzystaniem technik iteracyjnych oraz w sposób umożliwiający zidentyfikowanie krytycznych ryzyk / hipotez wymagających przeprowadzenia odpowiednich eksperymentów w środowisku, w celu zebrania preferencji i zrozumienia perspektywy użytkownika rozwiązania
c) 4 tydzień –ROADMAP EXECUTION
2-dniowe spotkanie typu “Roadmap execution” w formule on-line (spotkanie dedykowane dla całego
ekosystemu Projektu), mającego na celu przede wszystkim “podsumowanie dotychczasowych prac” oraz
“zaplanowanie kolejnych kroków”, w ramach programu, m.in.:
– mapowanie i planowanie
– harmonogram kamieni milowych
– warsztat tworzenia hipotez i projektowania eksperymentów
– warsztaty z PZP, ochrona własności intelektualnej
d) 7 tydzień – DESIGN SPRINT
1-dniowy warsztat typu “Design Sprint” w formule on-line (dla całego ekosystemu Projektu)
mający na celu pracę warsztatową w obszarze “statusu projektu” jak również “kreowania i ideacji” pod kątem kolejnych etapów programu, w programie m.in.:
– wykorzystanie technik kreatywnych w obszarze “wąskich gardeł” oraz wyzwań projektowych
– sztuka prezentacji i wystąpień publicznych
e) 13 tydzień –ROADMAP EXECUTION
2-dniowe spotkania typu “Roadmap execution” w formule on-line (spotkanie dedykowanege, dla całego
ekosystemu Projektu), mającego na celu przede wszystkim “podsumowanie dotychczasowych prac” oraz
“zaplanowanie kolejnych kroków, w programie, m.in.:
– status weryfikacji hipotez/wyniki eksperymentów
– mitygacja ryzyk
– specyfikacja wymagań funkcjonalnych
f) DEMO DAY
– prezentacja Wyzwań przez JST przed panelem ekspertów i zaproszonymi gośćmi.
– efekt synergii: sektor publiczny, prywatny i nauki
Wydarzenie będzie elementem promocyjnym „wyzwań” ale jednocześnie zaproszeni paneliści wydadzą rekomendację dot. dalszych działań lub wskazania nie celowości dalszego udziału w programie i zastosowania innych trybów zamawiania.
Etap II – DIALOG TECHNICZNY
– przygotowanie materiałów i dokumentacji związanej z dialogiem technicznym
– przygotowanie i promocja ogłoszenia o dialogu technicznym
– organizacja oraz moderowanie
Etap III – ORGANIZACJA KONKURSU PZP
– opracowanie dokumentacji konkursowej
– zdefiniowanie kryteriów wyboru wykonawcy
– promocja ogłoszonego konkursu wśród innowatorów
Etap IV – WSPÓŁPRACA POKONKURSOWA
Zapewnienie wsparcia doradczego w obszarze wdrożenia innowacji i zwinnego zarządzania przez okres 6 miesięcy od rozstrzygnięcia konkursu.
CZY ZAJĘCIA SĄ OBOWIĄZKOWE?
Udział w Programie na wszystkich etapach jest obowiązkowy. Uczestnicy, otrzymają imienny certyfikatu uczestnictwa w Programie. Dodatkowo w ramach rekrutacji do kolejnych etapów programu poszczególne zespoły będą oceniane pod kątem uczestnictwa w szkoleniach.
CHCĘ UCZESTNICZYĆ W PROJEKCIE, ALE NIE MAM POMYSŁU NA WYZWANIE. CZY MIMO TO MOGĘ SIĘ ZGŁOSIĆ?
Pierwszym krokiem do zgłoszenia wyzwania jest określenie problemu, który ma być zaspokojony poprzez wdrożenie rozwiązania technologicznego. Należy opisać swój pomysł wskazując na jego przewagi nad dostępnymi rozwiązaniami oraz odpowiedzieć na pytanie: czy istnieją na rynku produkty będące w stanie rozwiązać dany problem i jakie są bariery/ przeszkody ich pozyskania.
CO OZNACZA NIEKOMERCYJNY CHARAKTER ROZWIĄZANIA?
Niekomercyjny charakter rozwiązania oznacza wyzwanie będące przedmiotem udziału w programie nie powinny być związane bezpośrednio z działalnością gospodarczą prowadzoną przez JST, działalnością nastawioną na zysk (nawet jeśli nie przynosi dochodów), czyli np. nie może wprost służyć zwiększeniu przychodów ze sprzedaży biletów komunikacji miejskiej, zwiększeniu przychodów z nośników reklamowych itp. Poszukiwane rozwiązania powinny wpływać pozytywnie na rozwój JST oraz poprawiać komfort życia mieszkańców.
CO UZYSKAMY WRAZ Z ZAKOŃCZENIEM PROGRAMU? CZY WYJDZIEMY Z NIEGO Z GOTOWYM PRODUKTEM?
Program kładzie nacisk na rozwój kompetencji pracowników samorządów w obszarze zwinnego projektowania innowacyjnych rozwiązań oraz zakup i wdrażanie cyfrowych technologii za pomocą procedury dialogu technicznego.
Wraz z zakończonym programem JST będzie posiadać przygotowany zespół do zarządzania projektami zwinnymi w oparciu o metodyki Agile, SCRUM, Lean Management, Kanban. Członkowie zespołu nabędą umiejętności posługiwania się nowym narzędziami pracy również w zespołach rozproszonych tj. slack, miro, webex, rozwiązania chmurowe itp.
JST uzyska wsparcie :
– w organizacji dialogu technicznego (wstępnych konsultacji rynkowych) oraz dwuetapowego konkursu w trybie PZP
– w negocjacjach umowy z Wykonawcą i w obszarze zabezpieczenia praw własności intelektualnej
– w tworzeniu pełnej dokumentacji niezbędnej do ogłoszenia konkursu, w tym regulamin konkursu dwuetapowego, szczegółowe warunki zamówienia, etc.
– w obszarze budowania relacji z rynkiem, biznesem, firmami technologicznymi i startupami
– mentorskie oraz eksperckie z obszaru wdrażania rozwiązań IT oraz stosowania UZP
CZY BĘDĄ KOLEJNE RUNDY PROGRAMU?
Łącznie przewidziane są 3 rundy programu, w tym 3 naboru. W ramach każdej około 8-miesięcznej rundy wsparcie otrzyma 12 JST, łącznie do programu przyjętych zostanie 36 JST. Program wsparcia zaplanowany jest w okresie od października 2021r. do maja 2023r. Szczegółowe harmonogramu oraz ogłoszenia naboru będą zamieszczane na stronie internetowej oraz w social mediach.
ILE ŚRODKÓW POWINNIŚMY PRZEZNACZYĆ NA REALIZACJĘ?
Sam udział w programie jest bezpłatny. JST jest zobowiązany do wskazania budżetu jaki planuje przeznaczyć na realizację zamówienia oraz nagrody przyznawane w trybie konkursowym. Należy wstępnie oszacować realne koszty odzwierciedlające stopień trudności wdrożenia rozwiązania odpowiadającego na potrzebę technologiczną określoną w Wyzwaniu. W ramach programu dokonane zostaną weryfikacje cenowe polegające na oszacowaniu możliwych wariantów cenowych przy założeniu funkcjonalności danego rozwiązania.
CZY WYZWANIE JST MOŻE DOTYCZYĆ SFERY ZADAŃ PUBLICZNYCH, ZLECONYCH DO REALIZACJI SPÓŁCE JST?
Choć teoretycznie wyzwanie mogłoby dotyczyć sfery zadań publicznych zleconych do realizacji spółce JST, niemniej jednak z uwagi na zakres podmiotowy i przedmiotowy programu jest to nie możliwe.
GovTech Inno_LAB, w tym zapisy kryteriów oraz regulaminu dotyczące wdrażania innowacji w JST, zespołu JST, procesów i kompetencji rozwijanych w JST, nie widzimy praktycznej ani formalnej możliwości objęcia wsparciem projektu z wyzwaniem dotyczącym sfery zleconej do realizacji osobnemu podmiotowi, spoza grupy JST w rozumieniu pilotażu.
CZY W ZESPOLE JST MOŻE UCZESTNICZYĆ PRACOWNIK SPÓŁKI, KTÓRA WYKONUJE ZADANIA ZLECONE PRZEZ JST?
Niestety nie, gdyż spółki zależne tworzone przez JST nie mogą być odbiorcami wsparcia i stroną umowy z operatorem. JST definiujemy z wyłączeniem spółek zależnych, co oznacza iż w zespole JST nie mogą znaleźć się pracownicy spółek zależnych.